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Retomando las estrategias y herramientas para una adecuada gestión del tiempo, en el anterior tip vimos la estructura QCD (Qué, Cuándo, Dónde). De esa estructura se desprende la importancia de diferenciar lo importante de lo urgente, seguro que lo has escuchado muchas veces.
Lo importante es en lo que nos tenemos que centrar, mientras que lo urgente es aquello que por regla general no nos deja centrarnos en lo importante. Algunos consejos para que lo urgente no te abrume y así puedas estar siempre orientado en lo importante es:
- Da prioridad a tus intereses personales. Ser un excelente gestor del tiempo significa ejercer el control de tu tiempo para llevar a cabo las cosas que deseas
- Es imprescindible tener tiempo para planificar el tiempo. Aunque parezca una ironía, lo cierto es que hace falta tiempo para organizar las cosas. Establece momentos concretos para dedicar a planificar tus tareas y objetivos. Yo por ejemplo suelo utilizar los viernes por la tarde, o domingos en su defecto para organizar las dos semanas siguientes.
- Necesitas tiempo para pensar. Aunque parezca mentira, pensar es una parte de tu trabajo, y como cualquier otra tarea requiere de tiempo y dedicación, además de unas condiciones óptimas para sacar lo mejor de ti, plantéatelo.
- En tu planificación busca momentos para tu tiempo libre, y aunque no definas qué hacer en esos momentos de tiempo libre, el simple hecho de agendarlo como tal es una válvula de oxígeno a tu ajetreada planificación.
- No dejes de lado en tu planificación los tiempos para organizar. Hay un dicho que dice que “los árboles no me dejan ver el bosque”. Pues algo tan sencillo como tener ordenado tu entorno de trabajo es importante para rendir más y mejor.
- Flashback, o lo que es lo mismo revisar las cosas pendientes que no pudimos gestionar. Esta técnica te permite reasignar en tu planificación aquellas tareas, acciones o ideas que se te quedaron atrás y no hiciste, pero son importantes para que tus objetivos y metas se cumplan de forma eficaz. A modo de ejemplo te diré que yo hago uso de esta técnica junto con los tiempos para planificar, es el mejor momento, pues no solo es cosa de planificar el futuro, sino también de revisar las cosas pendientes.
- Este punto anterior (flashback) me permite introducirme en preveer lo inesperado, y es que cuanto más trabajas en este tipo de planificación, es más difícil que las cosas inesperadas trastoquen mi organización del tiempo, pues se aprende a introducirlo dentro de la gestión del tiempo global.
- Y por último, y como ya habrás imaginado, establece objetivos ya que estos son los que determinarán el grado de importancia de unas acciones u otras.
Puedes ver los tips anteriores relacionados con gestión del tiempo en los siguientes enlaces:
Algunas verdades sobre la gestión del tiempo | ¿Qué problemas tienes con el tiempo? | Planifica eficazmente 1 | Planifica eficazmente 2
